設立総会議事録とは？
書類を所轄庁に提出する前に前社員（正会員）を集め、ＮＰＯの設立手順にある「２」〜「８」で作成した書類をすべて見せ、「この内容で所轄庁に提出しますが、よろしいでしょうか？」と確認を取ります。承認が得られなければその書類に関してはまた１から作成し直しとなってしまいますので、主要会員とは常に連絡を取り合いながら各種書類を作成していきましょう。作成した書類すべてが社員の承諾を得られましたら申請書類の完成です。
設立総会では申請書類の承認だけでなく、理事・監事の選任や確認書の交付なども行います。それらすべての議事の内容を文書にしたものが設立総会議事録となります。
設立総会議事録作成のポイント
- 用紙の大きさは、日本工業規格Ａ列４番です。
- 設立総会議事録は、団体に備え置かれるものであるため、所轄庁には、コピーを提出します。（原本証明が必要な所轄庁もあります）
- 設立総会の標準的な審査事項は以下のとおりです。
１．開催日時
２．開催場所
３．設立者 設立者総数 うち出席者数
４．議長の選任
５．審査事項
・設立趣旨書に基づくNPO法人設立の意思決定
・活動目的などの確認
・定款の承認
・設立当初の財産目録の承認
・設立の初年度及び翌年度の事業計画書の承認
・設立の初年度及び翌年度の収支予算書の承認
・確認書の内容の確認
・役員の人選
（役員に報酬を払う場合は報酬に関しても承認を受ける必要があります）
・設立代表者の選任と設立認証手続にかかる一切の権限の委譲
・議事録署名人の人選（２人必要）
６．議事の経過の概要及び議決の結果 - 議長及び署名人の記名は、自署でなくワープロ打ちでも構いませんが、なるべく署名したほうがいいでしょう。
- 署名の横に押す印鑑は認印でＯＫです。
NPO法人設立認証を申請するには、このＨＰで説明しているように、非常に多くの書類を作成しなければなりません。設立認証だけでなく、その後の手続など、とにかくNPO法人を設立するとこれから先は書類との戦いが始まります。
もちろん、書類の雛形は、内閣府や都道府県庁に「NPO法人の手引き書下さい」ともらいに行けば簡単に手に入りますし、都道府県によってはＨＰから手に入れることもできます。
しかし、手慣れた人が書類を作成・準備するのならともかく、はじめての人が一からすべて間違いなく、しかも短時間でそろえることは、大変骨の折れることです。というよりはっきり言って不可能です。
苦労して書類を一から作り、役所に何度も手直しをさせられて、やっと設立が認められたNPO法人というのも、「自分が設立した」という愛着が湧き、いいとは思いますが、このＨＰを見られている方は「NPO法人を作ること」が目的ではないはずです。NPO法人で事業を興すこと・社会貢献を行うことが本来の目的ではないでしょうか？ NPO法人の申請に時間をかけるならば、設立後の活動準備に時間をかけた方が設立者・そしてそのサービスを受ける消費者にとっても利益となると思われます。
そこで、弊事務所では、申請書類の認証申請手続きはもちろん、設立後の届出、法務アドバイス、記帳会計代行など設立代表者様の負担を少しでも減らせるように、各種サービスを提供しております。「設立総会議事録」の作成も完全代行。あなたの手を煩わせません。また、NPO法人は設立後も様々な書類を提出しなければいけません。所轄庁から行政指導を受けないように、健全な運営を行っていく上でのコンサルティングも行っております。
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行政書士法人甲子園法務総合事務所 代表
【藤井 達弘】
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日本実業出版社の「経営者会報」に４ページにわたり弊社が掲載されています。
女性起業家や起業家のたまごなど、頑張る女性を応援するマガジン『Born to win』に掲載されました。
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